イベント協賛の応募〜終了までのやることリスト
技術広報として協賛イベントに関わることが多いのですが、やることがたくさんあり、「あれ？グッズって発注した？」「配送っていつまでだっけ？」といつも祭り状態になります。私はマルチタスク作業をすると毒状態になったかのように作業が遅くなるので、毎回周りに迷惑をかけてしまう。本当に申し訳ない…！
ということで、自分自身のために「イベント協賛でやるべきこと」をまとめておこうと思いました。毒消し草を自分で準備しておこうと。
あと、これを書いておけば、社内の誰でも協賛イベントを運営できるようになりますし。
社内wikiにまとめようかなと思ったけど、「このタスクもあるよ」「もっと良いやり方あるよ」という意見などがもらえる可能性もあるため、せっかくならnoteで公開しようかなと。誰かにとってのキアリーになれば幸いです。
では、時系列順にやるべきことをひたすら並べていきます。
※ この記事はnote株式会社 Advent Calendar 2024に参加しています。3日目は技術広報のmegayaが担当しています。
協賛の募集前〜募集期間
イベント日程をカレンダーに記入
他イベントとの兼ね合いがないか確認しておくと、さらに良し
協賛が「先着」「抽選」かを確認する
先着の場合はカレンダーにリマインダーを入れておく
協賛募集の開始と募集日程をカレンダーに記入
協賛資料の入手
公開されている場合は社内に展開
メール問い合わせの場合もあるので、運営に連絡
協賛すべきかどうか検討する
プランの確認
ブース出すのか、登壇するのか、ロゴだけなのか
登壇する場合は社員に声をかける
枠とったけど誰も登壇する人がいないなどは可能性としてありえる
協賛する意義を考える
自社の目的とコミュニティに協賛する意味を考える
関係のある技術領域のエンジニア（リーダーなど）に相談を投げる
この時点で企画やグッズ内容まで決まっていると最高
決まってる可能性はほぼ0
予算確認
上長に相談
社内での事前稟議をあげておく
協賛が受理されたら
提出物の確認（ポータルサイトで提出することが多い）
ロゴや会社概要はすぐに提出
以下などは期限を要確認して、カレンダーやタスクに記入
登壇情報の提出
グッズの送付
動画の提出
メールの確認を毎日行うようにする
大事。見逃しがち
私は特にこれが苦手である。メールが苦手
運営によってはSlackチャンネルが作成されることもある
グッズや企画の準備
先に決めておきたい
予算をいくらあるのか
決まった時点で申請する
何人行けるのか
遠方だと交通費問題もある
これが決まっていないと、エンジニアと一緒に企画を考えることができない
誰を連れていけるのか
最優先は協賛するコミュニティが好きな人たち
誰がイベントを進行するコアメンバーなのか決める
目的を考える
採用やPRなどなにをメインにするかで、企画やグッズが変わってくる
SNSでの認知拡大がやりたいのであれば、「Xでつぶやくとグッズプレゼント」などを考える
あくまで例
過去の協賛企業のイベント内容や企画をリサーチしてまとめる
グッズ
予算確認
業者への見積もり確認は早めに
私は本当にメールが苦手なのでこれができない
新規でグッズをつくる場合
デザイナーチームにすぐに相談
すぐにしてくれ（自分へ）
期間がどのくらいあるのか確認
ざっくりとしたマイルストーンをひく
新規でグッズをつくらない場合
グッズの在庫がいくつあるのか確認
足りない場合は発注
日程要確
グッズを会社に届けるのか、会場に直接届けるのか決める
ブース
ブースで使う会場造作の確認
バックパネルやテーブルクロスなど
他イベントと日程が被っていないか確認
社内で別チームが使う場合もある
ディスプレイを使うかどうか
配送のための段ボールが必要なので確認
映像映す用のIPadやPCを持っていくのか確認
HDMIや変換器を忘れずに
会場に電源があるのか確認
ディスプレイになにを映すのか
動画などの場合は制作に時間がかかる
企画の考案
来てくれた人に対して、どんなアクションが起こせるのか
アンケート実施するか考える
ブースの型が決まっていない場合
どういったブースにするのか検討する
早急にとりかかる必要あり
簡単に書いてみて、デザイナーと検討
ブースの型が決まっている場合
イベントにあわせて変更するか検討する
変更する必要がある場合は、早急にデザイナーに相談
大きいものをレンタルなどする場合は早めに
会場にWi-Fiがあるのか要確認
休日の場合
休日出勤になるかどうか確認する
必要があれば申請する
宿泊がある場合
申請の仕方をドキュメントに記載する
経費申請に慣れていないエンジニアもいるため
宿泊先や移動の金額確認
会場までの移動方法をあわせて確認
イベント後の飲み会などを企画する場合
予算を確認する
何人規模で開催するのか決める
お店をリサーチする
地方だとお店の取り合いになることもあるので早めに
特にホール系を使いたい場合は、協賛したらすぐに場所確認する
※ ここの知見あまりない
事前イベントやアフターパーティー
他社と共同でやる場合は早めに声をかける
協賛企業は限られているため
※ この項目はやることがいっぱいあるんだけど、「共同イベントの準備」になるので、ここでは書かない。
配送関連
配送日の決定
イベント会場は日時指定の必着の場合が多い
要確認
企業や配送業者によっては建て替えるなども発生するので、お金おろしておく
段ボールにものを詰めておく
絶対に忘れてはいけないもののみ注意
他は忘れても現地で買えるし、リュックに入れてもっていけばOKくらいの気持ちで
忘れやすいもの（忘れてもいい）
名刺
メンバーで持っていない人がいないか要確認
Tシャツ
新入社員だと持っていない人もいるので確認
ハサミ
テープ
養生テープが一番良い
スタンプ
スタンプラリーがある場合があり、自分たちでハンコを用意する必要がある
直前
意義や目的を再度確認するミーティングを開く
「ブースってどんな対応すればいいの？」となりがち
ブース対応のマニュアルをつくる
簡単なものでOK
企画を理解してもらう感じで
ブースの対応時間などをざっくり決めておく
なくてもいいが、「誰もブースにいない」「お昼にいく時間がない」などが発生してしまう
また、エンジニアが見たい講演がある場合もあるので、そこも考慮する
登壇する場合
登壇内容の確認
必要であれば他チームにも依頼する
会社として出してはいけない情報がないかなど
ブースの事前準備がある場合は、何時に行けばいいのか確認しておく
当日
＿人人人人人人＿
＞ がんばれ ＜
￣Y^Y^Y^Y^Y^Y^￣
終わった後の処理
配送の受取
着払いを建て替えする場合は現金を忘れずに
段ボールに入っているものを片付け
経理への申請に漏れがないか確認
まじで頼む（自分に向けて）
まだ全然やることがありそうな気がする
ざっくりと上から書いていったけど、まだ全然ありそうな気がします。
書いてみると、「あ、あれもあったな」と思い出すことが何個かあったので、やっぱり自分の作業を言語化しておくの大事だなと思いました。
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